시간 관리의 기술, 성장을 지원하기 위해 시간을 사용하는 방법

 

우리 인생에서 시간관리는 정말 소중하다. 시간을 잘 관리하기 위해서 우선순위를 설정하고 올바른 환경에서 업무를 진행하면서 생산성을 높여야 한다. 오늘은 시간관리의 기술로 효율적으로 시간을 사용하는 방법, 방해물 차단 및 최소화, 철저한 스케줄 관리방법을 소개한다. 

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효율적으로 시간을 사용하려면?

올바른 작업 환경을 준비하자. 책상의 위치는 방의 코너로 밀어 넣으면 도움이 된다. TV 앞이나 시끄러운 공간은 피해야 한다. 즉, 주의력을 흐리지 않는 공간을 선택하는 것이 좋다. 자신이 좋아하는 이미지나 화가의 그림을 벽에 걸어 놓는 것도 좋다. 올바른 작업 환경이 엄격한 것만은 아니다. 나에게 잘 맞는 환경, 열정과 동기를 불어넣어 줄 장식품들을 주위에 배치시키면 전반적인 생산성 향상에 도움이 된다. 우선순위를 중요도에 따라 나열해 보자. 단순히 일과를 나열하는 것이 아니라 꼭 처리해야 하는 순서대 적어보자. 그다음 그룹을 중요도 순서로 나눠보자. 목록을 만들기 전에 중요도에 따라 카테고리를 나눠보자. 꼭 처리해야 하는 일들은 "긴급한 업무", 중요하지만 당장 처리하지 않아도 되는 일이라면 "중요하지만 급하지 않은 업무"로 구분해 보자. 그리고 당장 처리하지 않아도 되는 업무는 "중요하지 않음" 카테고리로 설정한다. 그리고 각 카테고리에 할 일을 적는다. 중요한 업무부터 처리하자. 하루의 성취감을 느끼려면 오전에 중요한 업무부터 처리한다. 성공적인 하루처럼 느껴져 스트레스도 크게 줄어든다. 하루를 시작할 때 할 일 목록에 적힌 가장 중요한 일부터 처리해 나가 보자. 주의할 점은 일을 시작하기 전 지나치게 수다를 떠는 등의 행동을 하지 않는다. 일부 업무는 가까이 두자. 업무를 하는 동안 자투리 시간을 활용하여 곁에 있는 업무를 처리할 수 있다. 버스에서, 마트에서 기다릴 때 중요한 이메일에 답변해 보자, 항상 할 수 있는 일이 곁에 있다면 시간을 제대로 활용할 수 있다. 오디오북 활용, 강의를 녹음해서 듣기 등 등굣길이나 줄을 서서 기다릴 때 강의 내용을 들으면 도움이 된다. 멀티태스킹은 좋지 않다. 우리가 알고 있는 것과 다르게 한 번에 여러 업무에 집중하는 것이 오히려 생산력 저하의 원인이 될 수 있다. 집중력이 분산되어 시간이 더 오래 소요된다. 하나의 업무에만 집중해야 시간 활용도가 높아진다.

방해물 차단 및 최소화

사용하지 않는 브라우저 종료하기. 컴퓨터와 인터넷에 의존해서 업무 보는 경우 많다. 주의력에 방해가 되는 웹사이트가 있다면 업무 능력에 부정적인 영향을 준다. 꼭 필요한 웹사이트에만 집중한다. 열린 탭은 1~2개로 제한한다. 휴대폰, SNS 차단. 휴대폰 전원은 가능하면 꺼놓는 것이 좋다. 생산적인 일을 하며 보낼 수 있는 시간을 휴대폰에 낭비할 수 있기 때문이다. 하지만 휴대폰이 도움이 된다면 꼭 꺼 놓을 필요는 없다. 다만, 꼭 필요하지 않은 알림 기능을 꺼두면 도움이 된다. SNS 유혹에 빠지지 않으려면 일정 시간 동안 접속을 차단하는 프로그램을 사용해 본다. 방해 요소 최대한 제거. 갑자기 일메일에 답변을 해야 한다면, 할 일 목록에 적어두고 일을 마친 후 처리한다. 방해 요소가 나타나더라도 업무의 흐름이 깨지지 않도록 하는 것이다. 다른 일을 시작하기 전에 하던 일을 모두 마무리한 후 넘어가도록 한다.

철저한 스케줄 관리

나에게 생산성이 높은 시간을 파악한다. 사람마다 다른 생산력 증대 시간을 파악하면 시간을 더 현명하게 사용하게 된다. 에너지가 넘치는 오전 시간에 하루 일의 대부분을 처리하고 나머지 시간을 여유롭게 보낸다. 파악하기까지 시간이 소요된다. 본인의 에너지 수치와 집중 능력 상승하는 주기를 잘 살펴봐야 한다. 휴대폰 캘린더 활용한다. 마감 날짜, 약속이나 미팅, 학교 행사와 같은 일과를 설정해 보자. 예를 들어 해당 일자 1주일 전에 알림 기능을 설정해 보자. 하루의 시작 아침 30분을 그날 계획 세우는 데 사용한다. 오늘 할 일의 윤곽을 아침에 일어나서 업무를 포함하여 개인적인 일까지 생각하면서 계획한다. 사소한 안부 전화, 퇴근길 약국에 들를 수 있도록 세부적인 일들도 정리해 보자. 적절한 휴식은 꼭 필요하다. 업무 흐름이 끊어지지 않도록 휴식 시간도 계획한다. 잠시 쉬거나 일을 중단해야 능률이 더 오를 수 있다. 짧은 휴식, 긴 휴식, TV 시청 등 쉴 수 있는 시간을 가져보자. 주말에도 일하기. 주말은 몸과 마음의 스트레스를 풀 수 있는 매우 중요한 시간이다. 하지만 주말에 몇 가지 작은 업무를 해결하면 월요일 아침에 부담이 줄어든다. 예를 들어 주말에 잠시 중요한 이메일 몇 개에 답장을 보내면, 다음날 처리해야 하는 업무가 줄어든다. 혹은 월요일 오전에 바로 처리해야 하는 일들을 확인해 두는 것도 괜찮다. 수면은 상쾌한 아침의 시작이다. 수면 시간을 엄수하면 시간을 더 잘 관리할 수 있다. 아침에 일찍 일어날 수 있는 수면 스케줄이 좋다. 매일 같은 시각에 자는 습관을 가져보자. 익숙해지면 상쾌한 아침을 맞이할 수 있다.

참고

예상치 못한 일은 삶을 살다 보면 일어나게 마련이다. 그런 일을 체계적이고 가득 찬 하루 일과 중 우선해서 처리해야 할 수도 있다. 이는 어쩔 수 없는 일이다. 그래도 일상으로 돌아오는 데에는 몇 시간이나 며칠 밖에 걸리지 않으니 너무 걱정하지 말고 매사에 느긋하고 유연하게 임해보기를 바란다.

여러분의 성장과, 성공을 항상 응원합니다. 감사합니다.